Désigner un liquidateur qui habite ailleurs: ce que cela coûte et quoi faire à la place

La conversation se déroule toujours de la même façon. Un parent décide que le plus responsable de ses enfants devrait s’occuper de la succession, ce qui est un réflexe raisonnable et habituellement juste comme jugement de caractère. Personne dans la pièce ne mentionne que cet enfant a déménagé à Calgary en 2011, ou au Texas, et personne n’y pense, parce que l’endroit où quelqu’un habite paraît un détail sans importance à côté de la question de savoir s’il est digne de confiance. Ce n’est pas sans importance. Selon la province et la situation, un liquidateur non résident peut devoir fournir une sûreté avant qu’un tribunal ne le laisse agir, peut soulever une question fiscale sur le lieu de résidence de la succession, et passera certainement beaucoup plus de temps et d’argent à faire le travail qu’une personne d’ici. Rien de cela n’est une raison de désigner quelqu’un d’inapte qui habite à côté. C’est une raison de le savoir pendant que le testament s’écrit, quand le correctif est une phrase, plutôt qu’après, quand le correctif est une demande au tribunal.

La sûreté, celle que l’on rencontre en premier

Plusieurs provinces exigent qu’un exécuteur qui ne réside pas dans la province, ou dans certains cas au Canada, fournisse une sûreté avant que le tribunal ne lui accorde le pouvoir d’agir. L’objet est protecteur: on demande au tribunal de confier des biens à quelqu’un qui se trouve hors de sa portée pratique.

L’effet pratique est un obstacle exactement au mauvais moment. Une sûreté s’obtient auprès d’un assureur, elle est tarifée selon la valeur de la succession, et elle peut être difficile à obtenir lorsque la situation personnelle du liquidateur ne satisfait pas le fournisseur. Pendant ce temps, la succession n’est pas administrée.

Les tribunaux peuvent souvent en dispenser, et les demandes en ce sens sont couramment présentées et fréquemment accueillies. C’est véritablement rassurant et c’est aussi une demande au tribunal: des honoraires, une déclaration sous serment, et des mois.

Au Québec, la situation est différente et vaut la peine d’être énoncée, parce que les familles québécoises lisent des articles écrits pour ailleurs et s’inquiètent pour rien, ou se rassurent à tort. On y parle de liquidateur et non d’exécuteur testamentaire, et le testament notarié n’a pas à être vérifié, ce qui retire l’étape où un tribunal exigerait quoi que ce soit. Cela ne supprime pas pour autant les autres difficultés décrites plus bas: la question fiscale de la résidence et la friction quotidienne de la distance demeurent entières, et ce sont elles qui coûtent le plus souvent.

Que tout cela s’applique ou non dépend de la province et des faits, et c’est une question à laquelle un avocat ou un notaire répond en une phrase pendant que le testament se fait. La poser ne coûte rien. Ne pas la poser coûte à quelqu’un d’autre.

La question de la résidence, plus discrète et plus grande

C’est la partie qui surprend les professionnels, sans parler des familles. Le lieu de résidence d’une succession ou d’une fiducie aux fins fiscales se détermine par l’endroit où se trouvent réellement sa direction et son contrôle, ce qui en pratique suit les personnes qui prennent les décisions.

Une succession administrée entièrement par une personne qui habite un autre pays peut, selon les faits, soulever la question de savoir si elle y réside plutôt qu’au Canada. Les conséquences en sont techniques et peuvent être importantes, et ce n’est pas le genre de chose qu’un liquidateur découvre par lui-même.

Le même principe peut compter à l’intérieur d’un pays. Les provinces n’imposent pas de la même façon, et l’endroit où une succession est administrée peut influencer les règles qui s’appliquent au revenu gagné pendant l’administration.

Rien de cela ne veut dire qu’un proche à l’étranger ne peut pas agir. Cela veut dire que s’il le fait, un fiscaliste qualifié doit être impliqué dès le départ, et que la question doit être repérée pendant que le testament s’écrit plutôt qu’à la deuxième année d’une administration.

La friction ordinaire, qui est la partie qui arrive vraiment

Même lorsqu’aucune sûreté n’est exigée et qu’aucune question de résidence ne se pose, la distance coûte cher d’une manière fastidieuse et incessante.

Des documents exigent des signatures originales, et les originaux voyagent par messagerie avec des formulaires de douane. Les institutions financières veulent une vérification d’identité simple en personne et malcommode de loin. Les rencontres avec l’avocat, le notaire et le comptable se font à travers des fuseaux horaires. Une maison doit être sécurisée, assurée, entretenue pendant un hiver, vidée et vendue, et chacune de ces choses exige quelqu’un physiquement présent ou quelqu’un payé pour l’être. Un coffret de sûreté s’ouvre en personne.

Et un liquidateur qui doit prendre congé et prendre l’avion trois ou quatre fois assume soit un coût personnel réel, soit un droit d’être remboursé par la succession, ce qui réduit ce que les héritiers reçoivent. Les deux sont légitimes et les deux s’évitent.

Il y a aussi un coût humain, et c’est celui que les familles ressentent. Un liquidateur à distance met plus de temps à tout faire, et les héritiers qui attendent le règlement interprètent bien plus volontiers un délai comme de la négligence que comme de la géographie.

Quoi faire à la place

Désigner une personne d’ici est la réponse évidente et elle n’est pas toujours disponible ni la bonne. Quand elle l’est, elle supprime tout ce qui figure sur cette page sans rien coûter. Et elle ne se limite pas aux enfants: un frère, une soeur, un neveu, un ami de longue date ou un collègue de confiance qui habite la même ville font le travail aussi bien, et la personne d’ici n’a pas besoin d’être héritière pour être liquidatrice.

Désigner des coliquidateurs, l’un d’ici et l’autre à distance, est l’arrangement que la plupart des familles retiennent, et il fonctionne si le testament dit comment ils décident. Deux liquidateurs qui doivent agir à l’unanimité, dans des fuseaux horaires différents, sur chaque décision courante, c’est une version plus lente du problème d’origine. Un testament peut prévoir des décisions à la majorité ou répartir les responsabilités, et cette rédaction fait la différence entre une solution et une complication.

Désigner un professionnel ou une société de fiducie est une véritable option, et on l’écarte souvent trop vite en supposant qu’elle ne vaut que pour les grandes successions. Ils facturent, et ce qu’on achète est la continuité, une présence locale, et une famille où l’on n’a pas placé un enfant en position de rendre des comptes aux autres.

Réduire ce qui passe par la succession est la réponse structurelle et elle mérite plus d’attention qu’elle n’en reçoit. Les biens qui passent directement, une police d’assurance vie avec bénéficiaire désigné, les comptes enregistrés avec une désignation valide lorsque la province le permet, ne sont pas administrés par le liquidateur du tout. Une succession qui contient moins de choses est un plus petit travail, où que le liquidateur habite.

Et lorsqu’un liquidateur à distance est tout de même désigné, ce qui est souvent le bon choix, le testament peut l’aider: un pouvoir de nommer des mandataires, une autorisation expresse d’employer des professionnels aux frais de la succession, et une disposition claire sur le remboursement des déplacements. Ce sont des phrases, et elles rendent le travail possible.

Quoi laisser à cette personne, quelle qu’elle soit

La chose la plus utile ne se trouve pas dans le testament. C’est un document, gardé avec le testament, qui dit où tout se trouve: les institutions, les numéros de comptes, les polices et leurs assureurs, le comptable et l’avocat ou le notaire, l’emplacement du coffret de sûreté et sa clé, les comptes numériques et comment y accéder, et qui d’autre doit être prévenu.

Pour un liquidateur à distance, ce document vaut des semaines. Sans lui, les premiers mois d’une succession se passent à découvrir ce qui existe, depuis un autre pays, par téléphone, auprès d’institutions qui refusent de parler à quelqu’un qui ne peut pas encore prouver qu’il a le droit de demander.

Ajoutez-y les mots de passe, ou plutôt le moyen d’y accéder. Une succession moderne comporte des comptes en ligne, des relevés que plus personne ne reçoit sur papier, une adresse courriel qui reçoit tout, et un téléphone qui reçoit les codes de vérification. Un liquidateur qui ne peut pas ouvrir le téléphone du défunt met des mois à reconstituer ce qu’une note aurait donné en une page. Les gestionnaires de mots de passe permettent de désigner un contact de secours, et c’est dix minutes de configuration.

Et prévenez la personne avant qu’elle ne l’apprenne d’un avocat. Être désigné est un travail, pas un honneur, et une personne qui a accepté d’avance est une personne qui a eu la chance de dire non, ce qui vaut infiniment mieux pour tout le monde qu’une personne qui renonce après coup.

Ce à quoi la charge expose la personne

Un liquidateur n’est pas un messager. La charge comporte une responsabilité personnelle, et la partie qui prend les gens de court est la fiscalité. Les déclarations doivent être produites et les sommes dues acquittées avant que la succession ne soit remise aux héritiers, et un liquidateur qui libère l’argent d’abord peut se retrouver personnellement redevable de ce qui s’avère dû ensuite.

La protection est le certificat de décharge de l’Agence du revenu du Canada, qui confirme que les sommes ont été payées avant toute distribution. Au Québec s’ajoute une démarche distincte auprès de Revenu Québec, et c’est le point que les textes écrits pour le reste du pays oublient systématiquement: deux autorités fiscales, deux demandes, deux délais, et la distribution attend la plus lente des deux.

L’attente est exactement là où la distance fait mal. Un liquidateur qui vit ailleurs subit davantage la pression d’héritiers qui ne voient pas le travail s’accomplir, et la tentation de libérer l’argent d’avance est la plus forte chez la personne la moins capable d’expliquer un délai en personne.

Dites-le clairement à la personne désignée. Les héritiers peuvent attendre, et une distribution ne se défait pas. Lorsqu’une partie de la succession est complexe, les honoraires d’un fiscaliste qualifié sont une dépense ordinaire de la succession et non du liquidateur, et toute question sur ce qui est dû appartient à ce professionnel.

La personne qui dit non, et le nom qui vient après

Être désigné n’oblige personne. Une personne peut refuser la charge, et le moment de le faire est avant d’avoir commencé à agir, parce que celui qui a entrepris d’administrer une succession ne peut pas simplement la déposer. C’est un risque réel avec un liquidateur à distance: il accepte par devoir, découvre au troisième mois ce que le travail suppose, et se retirer est alors bien plus difficile qu’un refus poli au départ.

Un testament devrait donc nommer un remplaçant, et de préférence plus d’un, dans l’ordre. Un seul nom sans personne derrière lui ne fonctionne que tant que cette personne est vivante, disposée et capable, et les testaments se lisent des années après leur rédaction.

Lorsque personne parmi les personnes nommées ne peut agir, le Code civil du Québec prévoit que les héritiers assument collectivement la liquidation et qu’ils peuvent désigner l’un des leurs, ou s’adresser au tribunal s’ils ne s’entendent pas. Ailleurs au pays, la nomination passe par le tribunal. Dans les deux cas, cela ajoute des frais et des mois.

Deux habitudes valent la peine. Revoyez les noms chaque fois que quelque chose change, puisque le frère qui habitait ici à la signature n’habite peut-être plus ici. Et assurez-vous que le remplaçant a été prévenu lui aussi, parce qu’une personne qui l’apprend au moment où l’on a besoin d’elle se trouve dans la situation de celle qui apprend qu’elle vient en première.

Les formalités québécoises, que la distance rend lourdes

Le Québec impose au liquidateur une suite d’étapes précises, et chacune se fait plus facilement sur place. Ce ne sont pas des obstacles: ce sont des protections pour les héritiers et pour les créanciers. Mais une personne qui habite ailleurs devrait savoir qu’elles existent avant d’accepter la charge.

La recherche testamentaire vient en premier. Il faut obtenir un certificat de recherche au registre des dispositions testamentaires de la Chambre des notaires du Québec et à celui du Barreau du Québec, parce qu’un testament plus récent que celui que la famille détient change tout, et parce qu’aucune institution ne remettra rien sans ces certificats.

Vient ensuite la publicité de la charge au Registre des droits personnels et réels mobiliers, lorsqu’elle est requise, puis la confection de l’inventaire des biens et la publication de l’avis de sa clôture. L’inventaire est la pièce qui protège le liquidateur et les héritiers: sans lui, la responsabilité à l’égard des dettes de la succession se lit tout autrement, et c’est une question à poser à un notaire avant de sauter l’étape, jamais après.

Viennent enfin le compte final et la reddition de compte aux héritiers. Rien de tout cela n’est impossible à distance, et tout cela suppose des documents originaux, des signatures et un interlocuteur professionnel sur place. Le testament peut prévoir expressément que le liquidateur emploie un notaire aux frais de la succession, et pour un liquidateur qui vit ailleurs, cette seule phrase est souvent ce qui rend la charge tenable.

Questions fréquentes

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