Assurance collective

Ce qu’est un régime d’employeur, et ce qu’il n’est pas

Un régime collectif est un contrat entre un assureur et un employeur. L’employé n’en est pas le titulaire. Il est participant, couvert en vertu du contrat de quelqu’un d’autre, à des conditions que l’employeur a choisies et peut modifier. Cette seule phrase explique presque toutes les mauvaises surprises que l’on rencontre dans ce domaine.

La tarification fonctionne aussi autrement que pour une police individuelle. L’assureur tarifie le groupe et non la personne, ce qui explique qu’un employé dont les antécédents de santé rendraient une couverture individuelle chère, ou impossible, soit malgré tout couvert dès le premier jour d’admissibilité. C’est la véritable force d’un régime collectif, et pour certains ménages c’est la seule assurance vie et invalidité à laquelle ils seront jamais admissibles.

La faiblesse est l’autre face de la même pièce. Une couverture tarifée sur un groupe et détenue par un employeur prend fin lorsque le lien avec l’employeur prend fin, à une date fixée par le contrat plutôt que choisie par l’employé. Elle peut aussi être réduite, modifiée ou résiliée au renouvellement, et aucun participant n’a de droit de vote. Il n’y a rien d’inconvenant là-dedans: c’est la nature de l’arrangement.

La description juste est donc un plancher plutôt qu’un plan. Il couvre l’ordinaire, il couvre tout le monde, il coûte peu à l’employé, et il est conditionnel à l’emploi. La page assurance collective reprend cette idée pour les deux publics.

Ce qu’un régime contient habituellement

La plupart des régimes sont assemblés à partir des mêmes pièces. Une assurance vie de base, souvent un multiple du salaire. Une assurance vie des personnes à charge, un montant modeste sur le conjoint et les enfants. L’assurance décès et mutilation accidentels, qui ne paie que pour des pertes correspondant à la définition d’accident au contrat et qui ne remplace pas l’assurance vie. L’invalidité de courte durée, qui remplace une partie du revenu pendant un nombre limité de semaines. L’invalidité de longue durée, qui prend le relais et qui est la protection la plus précieuse que bien des employés détiennent sans le savoir.

Vient ensuite le volet santé: les médicaments d’ordonnance, les services paramédicaux comme la physiothérapie et la psychologie, la vue, les appareils médicaux et l’assurance voyage d’urgence hors du pays. Le dentaire s’y ajoute, habituellement réparti entre les soins préventifs, de base, majeurs et orthodontiques, chacun avec ses limites. L’article sur ce qui est couvert les reprend un à un.

Certains régimes ajoutent l’assurance maladies graves, qui verse une somme forfaitaire au diagnostic d’une maladie inscrite qui répond à la définition du contrat et qui survit au délai de survie exigé. Beaucoup ajoutent un programme d’aide aux employés, un service confidentiel de consultation et de référence à court terme, bien moins utilisé qu’il pourrait l’être, surtout parce que les employés ne croient pas qu’il soit confidentiel.

Une chose souvent rangée sous l’expression avantages collectifs n’est pas de l’assurance: l’arrangement de retraite. Un régime enregistré d’épargne-retraite collectif, un régime de participation différée aux bénéfices et un régime de retraite agréé sont trois choses différentes, avec des règles différentes sur ce qui est immobilisé et sur qui contrôle quoi.

Les définitions qui décident si une réclamation est payée

L’assurance collective ne se décide pas par le nom de la garantie. Elle se décide par les définitions inscrites au contrat, et l’une d’elles compte plus que toutes les autres réunies: la définition de l’invalidité.

La plupart des contrats d’invalidité de longue durée paient, pendant une période initiale, si le participant ne peut pas accomplir les tâches essentielles de sa propre profession. Après cette période, le critère change: le participant doit être incapable d’exercer toute profession pour laquelle il est raisonnablement qualifié par sa formation, son instruction ou son expérience. Le changement est inscrit au contrat dès le départ et survient sans annonce. Une réclamation clairement payable au début peut être réévaluée et refusée au moment de la bascule, et c’est là que se produisent la plupart des litiges. L’article sur l’assurance invalidité décortique les deux définitions.

Trois autres clauses travaillent en silence. Le délai de carence est le nombre de jours pendant lesquels le participant doit être invalide avant que la prestation commence, et il détermine l’épargne nécessaire pour traverser le vide. Les réductions diminuent la prestation en fonction des autres revenus reçus, y compris les prestations d’invalidité du Régime de rentes du Québec ou du Régime de pensions du Canada et les sommes versées par un régime d’indemnisation des accidents du travail. Une clause de condition préexistante peut exclure une affection traitée dans les mois précédant le début de la couverture.

Les contrats de maladies graves suivent le même principe. Les maladies inscrites sont définies avec précision, un diagnostic qui ne correspond pas à la définition ne paie pas, si grave soit-il, et un délai de survie s’applique. Voyez l’article sur les maladies graves.

Qui paie la prime décide qui paie l’impôt

Voici l’élément de cette page le plus susceptible de valoir de l’argent réel à un lecteur, et il n’est presque jamais expliqué au moment de l’adhésion.

En invalidité, si l’employeur paie la prime, toute prestation reçue plus tard est un revenu imposable entre les mains de l’employé. Si l’employé paie la prime avec des dollars après impôt, la prestation est généralement reçue à l’abri de l’impôt. L’écart dans ce qui parvient réellement au ménage pendant une longue maladie est important, parce que la prestation est calculée sur une proportion du revenu avant que ce traitement s’applique. Lorsqu’un régime laisse à l’employé le choix de payer lui-même sa prime d’invalidité, le prendre est habituellement la raison d’être de ce paragraphe.

Les autres garanties suivent leurs propres règles. La prime d’assurance vie payée par l’employeur constitue un avantage imposable pour l’employé, alors que le capital-décès lui-même est reçu libre d’impôt. Les primes de soins de santé et dentaires payées par l’employeur ne constituent généralement pas un avantage imposable au fédéral, mais le Québec applique un traitement différent aux fins provinciales. L’article sur l’imposition de l’assurance collective passe chaque garantie en revue. Rien de cela n’est un conseil fiscal: faites confirmer votre situation par un fiscaliste qualifié.

Admissibilité, délai de carence et adhésion tardive

La couverture ne commence pas le premier jour de travail. Un régime définit qui est admissible, souvent les employés permanents travaillant un nombre minimal d’heures par semaine, puis applique un délai avant qu’un employé admissible soit réellement couvert. Un ménage qui se croit protégé pendant ces premiers mois est exposé exactement aussi longtemps que dure le délai.

L’adhésion a elle aussi une fenêtre. Adhérer à l’intérieur de celle-ci fait émettre la couverture de base sans aucune question de santé, ce qui est tout l’intérêt d’un régime collectif. La manquer fait de l’employé un adhérent tardif, et l’assureur peut alors exiger une preuve d’assurabilité et refuser. Les gens manquent le plus souvent la fenêtre parce que le régime du conjoint les couvre déjà, puis le conjoint change d’emploi.

La couverture facultative se comporte autrement que la couverture de base, même pour une personne qui adhère à temps. L’assurance vie additionnelle au-delà du montant émis automatiquement, et la couverture facultative sur le conjoint, exigent généralement une preuve d’assurabilité dès le départ. L’article sur le délai d’admissibilité et l’adhésion présente la séquence.

Quand l’emploi prend fin, et la fenêtre qui s’ouvre alors

À la date de fin prévue au contrat, la couverture cesse. Pas à la fin du mois dans tous les régimes, pas à la dernière paie, et pas au moment où l’employé trouve le temps de lire sa brochure. Les frais engagés après cette date ne sont pas payables, et une invalidité qui commence après elle n’est pas couverte.

Un privilège de transformation existe habituellement sur l’assurance vie collective. Il permet au participant qui part de transformer sa couverture en police individuelle auprès du même assureur sans répondre à une seule question de santé, et la fenêtre est courte, souvent d’environ un mois, et se referme sans rappel. Pour une personne dont la santé a changé depuis l’embauche, cette fenêtre peut être la dernière occasion d’obtenir une assurance vie. La police offerte est limitée quant au type et au montant et tarifée selon l’âge atteint: elle est rarement bon marché, et elle est parfois inestimable.

L’invalidité de longue durée ne se transforme généralement pas, ni la santé ni le dentaire, bien que plusieurs assureurs offrent un régime individuel de remplacement si la demande est faite rapidement. Demandez par écrit les délais de transformation le jour où l’avis est donné ou reçu. L’article sur le départ d’emploi et la transformation détaille la marche à suivre.

La conclusion structurelle est inconfortable. Un ménage dont la seule assurance vie et invalidité passe par un employeur se trouve à un changement d’emploi, à une restructuration ou à une maladie de n’en avoir aucune, et la santé qui lui permettrait de la remplacer est précisément ce qui a pu changer entre-temps. Détenir un montant modeste d’assurance vie temporaire à côté du régime collectif est la réponse ordinaire, et une couverture permanente est la réponse lorsque le besoin ne s’éteint pas.

Le renouvellement, et la tarification d’un petit employeur

Tout contrat collectif est retarifé selon un cycle, habituellement annuel, et la lettre qui arrive a l’air d’une facture tout en étant une position de négociation.

Pour un grand employeur, le taux dépend surtout des réclamations que cet employeur a produites. Pour un petit employeur, le groupe est trop petit pour que sa propre expérience soit statistiquement significative: l’assureur mêle donc cette expérience aux résultats mis en commun de groupes semblables et ne donne qu’un poids partiel au dossier de l’employeur. La conséquence, difficile à accepter, est qu’une bonne année ne mérite pas pleinement une baisse et qu’une seule grosse réclamation n’explique pas pleinement une hausse.

S’y ajoutent la tendance, soit l’anticipation de la hausse du coût des médicaments, des tarifs dentaires et de l’utilisation; les changements d’âge et de composition du groupe; une charge de mise en commun couvrant les réclamations catastrophiques; et les frais et la marge de l’assureur. Certaines composantes se discutent et d’autres non, et savoir lesquelles constitue l’essentiel d’une conversation de renouvellement compétente.

Au Québec: l’assurance médicaments obligatoire et le régulateur

Le Québec impose une obligation qui n’existe nulle part ailleurs au pays et qui change la conception même d’un régime collectif. Un résident du Québec doit être couvert pour les médicaments d’ordonnance en tout temps, soit par un régime privé qui comprend la garantie médicaments, soit par le régime public administré par la Régie de l’assurance maladie du Québec.

Cette obligation a deux conséquences concrètes. Pour l’employeur, un régime offert au Québec doit comprendre une garantie médicaments au moins équivalente à la couverture publique de base, ce qui retire de la table un levier de réduction de coût que d’autres provinces laissent ouvert. Pour l’employé, l’adhésion à cette garantie n’est pas facultative de la même manière qu’ailleurs: un employé admissible ne peut la refuser que s’il est couvert par un autre régime privé, typiquement celui de son conjoint, et non pour économiser une prime.

Cela explique aussi pourquoi une fin d’emploi est plus urgente au Québec. Une personne qui perd un régime privé comprenant la garantie médicaments doit s’inscrire au régime public dans les délais prévus, sans quoi elle se retrouve sans la couverture obligatoire. Les modalités et les primes du régime public sont publiées par la Régie de l’assurance maladie du Québec et par Revenu Québec, et c’est là qu’il faut aller pour un chiffre à jour.

Le régulateur du secteur au Québec est l’Autorité des marchés financiers. C’est elle qui encadre la distribution en assurance collective de personnes, qui tient le registre où le permis d’un représentant se vérifie en quelques minutes, et qui reçoit les plaintes d’un employeur ou d’un participant mal servi. Les questions de droit du travail rattachées à une fin d’emploi relèvent d’un avocat.

Pour le propriétaire d’entreprise, et par quoi commencer

Un régime coûte trois choses à un propriétaire: la prime, le temps administratif nécessaire pour bien gérer les adhésions et les fins d’emploi, et l’obligation créée par l’attente. La troisième est sous-estimée. Une fois qu’un régime existe, le retirer est ressenti comme une baisse de salaire: il devrait donc être dimensionné selon ce que l’entreprise peut soutenir dans une mauvaise année plutôt que dans une bonne.

Ce qu’il achète est plus concret qu’il n’y paraît. C’est l’un des rares moyens qui restent à un employeur plus petit d’offrir ce qu’offre un concurrent plus grand, il répond à une question que pose tout candidat sérieux, et il retire aux employés une catégorie d’inquiétude financière qui entrerait autrement au travail avec eux. Savoir si cela vaut le coût est un jugement sur cette entreprise, et toute affirmation selon laquelle un régime se paie tout seul doit être traitée comme l’argument de vente qu’elle est.

Ce cabinet détient un permis en assurance. Nous pouvons expliquer un régime, lire un contrat avec un employeur ou un employé, et placer et administrer une couverture collective. Nous ne donnons pas de conseil fiscal, juridique ou comptable: la déductibilité, la position d’un actionnaire et le droit du travail appartiennent à un fiscaliste qualifié, à un comptable, ou à un avocat ou notaire.

Pour un participant, lisez d’abord ce qui est couvert, puis qui est imposé sur quoi. Pour une personne qui quitte un emploi, lisez le départ d’emploi et la transformation.

Les questions que l’on pose