Ce qui fait vraiment varier un renouvellement en assurance collective

La lettre de renouvellement fait généralement une page. Elle donne de nouveaux taux, une date d’entrée en vigueur et une échéance, et elle ne s’explique presque jamais. Le propriétaire qui l’ouvre se retrouve à choisir entre accepter un chiffre qu’il ne peut vérifier et mettre le régime en appel d’offres par exaspération. Ce sont deux décisions prises dans le noir. Le chiffre n’a rien d’arbitraire. Il sort d’un petit ensemble de mécanismes qui fonctionnent partout de la même façon, s’appliquent dans un ordre fixe, et peuvent presque tous être examinés si l’on sait quoi demander. Une partie de ce qui le fait bouger vient de vos réclamations. Une part étonnante ne vient pas de là du tout: elle vient du poids que l’assureur a le droit d’accorder à ces réclamations, d’une hypothèse d’inflation appliquée vers l’avant, du vieillissement discret des personnes couvertes, et d’un mécanisme de mutualisation auquel un régime pleinement assuré ne peut pas se soustraire. Savoir distinguer les deux, c’est la différence entre une négociation et une plainte.

Ce qu’un renouvellement est réellement

Un contrat d’assurance collective est un contrat annuel. À la fin de chaque année de police, l’assureur en refait le prix pour l’année à venir à partir de l’information qu’il a accumulée, et le renouvellement en est le résultat. Ce n’est pas une pénalité, ce n’est pas un jugement porté sur l’employeur, et ce n’est pas une négociation qui aurait déjà eu lieu. C’est un calcul à plusieurs intrants, dont la plupart peuvent être demandés par l’employeur. Une bonne part du malaise que provoque une lettre de renouvellement tient à ce que l’employeur la reçoit comme un verdict, alors qu’elle n’est que le sommaire d’une feuille de calcul dont il a le droit de voir les colonnes.

Au Québec s’ajoute une couche légale par dessus. L’article 45 de la Loi sur l’assurance médicaments renouvelle automatiquement le contrat collectif chaque année quant à la couverture du régime de base, à moins que l’assureur, le preneur ou l’adhérent ne donne un avis contraire, de sorte que le plancher de couverture des médicaments pour les adhérents québécois ne s’éteint pas discrètement à la fin d’une année de police. Si les renouvellements paraissent opaques, c’est que la lettre rapporte le résultat et retient les intrants. Tout ce qui suit est un intrant, et si votre trousse ne les contient pas, c’est la première chose à demander par écrit, bien avant l’échéance que la lettre vous impose.

Ce n’est pas un chiffre, c’en est six ou sept

Un régime type comporte plusieurs garanties distinctes: soins de santé complémentaires, soins dentaires, assurance vie collective, vie des personnes à charge, décès et mutilation accidentels, invalidité de courte durée, invalidité de longue durée, parfois maladies graves, et souvent des frais fixes pour un programme d’aide aux employés. Chacune est tarifée sur une base différente et chacune bouge pour des raisons différentes.

La santé et le dentaire sont habituellement tarifés selon l’expérience, ce qui veut dire que les réclamations du groupe sont l’intrant principal. La vie et le décès accidentel sont habituellement mutualisés et tarifés à partir d’une table selon l’âge et le volume. L’invalidité de longue durée se situe entre les deux et dépend beaucoup de la taille du groupe. Un programme d’aide aux employés est souvent une charge fixe par certificat, sans aucune composante de réclamations. Cela compte, parce que le pourcentage unique cité dans la lettre est une moyenne pondérée de mouvements qui n’ont rien à voir les uns avec les autres. Une forte hausse sur une petite garantie dentaire et une faible hausse sur une grosse garantie santé produisent un chiffre global qui ne décrit ni l’une ni l’autre. La première question utile à tout renouvellement est simplement de demander le mouvement, garantie par garantie.

L’expérience de réclamations, et la période sur laquelle elle se mesure

La tarification selon l’expérience part de ce que le régime a versé. L’assureur retient une période d’expérience définie, le plus souvent douze mois, et compare les réclamations payées durant cette période aux primes acquises pendant la même période. Ce rapport est le coeur du renouvellement en santé et en dentaire.

Le piège est le calendrier. La période d’expérience ne se termine presque jamais à la date du renouvellement. Elle se termine quelques mois plus tôt pour que les chiffres puissent être assemblés, revus et communiqués avant l’échéance. Cet écart explique qu’un employeur qui vient de traverser un printemps désastreux soit parfois étonné de recevoir un renouvellement modéré, et que l’année suivante arrive avec un choc qui semble sortir de nulle part. Les réclamations étaient bien réelles. Elles sont tombées hors de la fenêtre.

Il existe un second effet de calendrier. Les réclamations engagées près de la fin d’une période ne sont souvent pas encore soumises ou pas encore payées, de sorte que l’assureur les estime et ajoute une provision pour ce qui est engagé mais non déclaré. Un régime dont le personnel soumet lentement, ou une garantie dont l’étude est longue comme les gros travaux dentaires, porte une estimation plus lourde. Quand vous lisez un rapport d’expérience, vérifiez s’il est établi sur une base payée ou sur une base engagée, car le même régime n’a pas du tout la même allure selon l’une ou l’autre.

Quelles garanties sont mutualisées et lesquelles ne le sont pas

Une garantie mutualisée est une garantie dont votre prix n’est pas fixé directement par vos propres réclamations. L’assureur perçoit des primes auprès de nombreux groupes semblables, paie les réclamations à même le total collectif et facture chaque groupe à partir d’une table de taux plutôt que d’après son propre dossier. L’assurance vie collective et le décès accidentel en sont les exemples classiques, et dans les petits groupes l’invalidité de longue durée s’y joint habituellement.

La logique est statistique et non commerciale. Un groupe de vingt cinq personnes peut passer dix ans sans réclamation de décès, puis en avoir une. Cet événement unique ne dit rien du risque dans le groupe, et le tarifer comme s’il le disait rendrait l’assurance vie collective inachetable en petite taille. C’est la mutualisation qui rend la garantie abordable à petite échelle, et le prix à payer est qu’une décennie sans réclamation ne vaut pas non plus de réduction.

Cela change ce sur quoi un propriétaire devrait argumenter. Présenter un dossier de réclamations impeccable pour faire baisser le taux d’assurance vie, c’est viser la mauvaise garantie. Sur une garantie mutualisée, les bons arguments portent sur la table de taux, sur l’exactitude des données d’âge et de volume qui l’alimentent, et sur la concordance entre le tableau des garanties et l’intention de l’employeur. La question de savoir si l’assurance vie collective suffit mérite d’être posée au même moment.

Où se situe le point de mutualisation, et ce qu’il coûte

Du côté de la santé, la mutualisation n’est pas un tout ou rien. La plupart des régimes tarifés selon l’expérience comportent un point de mutualisation, un niveau au delà duquel une réclamation individuelle, ou le total annuel d’un réclamant, est retiré de l’expérience du groupe et imputé à un ensemble plus large. L’employeur paie des frais de mutualisation pour cette protection. Sa position est un véritable choix avec un véritable arbitrage: un point bas retire davantage de volatilité et coûte plus cher en frais, un point élevé fait baisser les frais et laisse le groupe exposé à un seul réclamant catastrophique. Pour un petit employeur, le point bas est habituellement le bon, parce qu’un seul réclamant à coût élevé dans un régime de trente personnes peut autrement définir le renouvellement pendant des années.

Pour les médicaments, il existe une couche sectorielle sous le bassin propre à l’assureur. La Société canadienne de mutualisation en assurance médicaments administre un cadre qui s’applique aux régimes de santé et de médicaments pleinement assurés, et le preneur d’un régime pleinement assuré ne peut pas s’en retirer. Un réclamant devient admissible à la mutualisation sectorielle après avoir dépassé un seuil initial deux années consécutives, après quoi la plus grande part du coût au delà d’un seuil continu est répartie entre les assureurs participants. Les seuils sont fixés par le cadre plutôt que par le régime, et ils sont révisés, de sorte que c’est auprès de la société elle même qu’il faut les vérifier.

Le Québec se place à côté de ce cadre plutôt qu’à l’intérieur, et il est obligatoire. L’article 43 de la Loi sur l’assurance médicaments impose la participation à la mutualisation du risque médicaments, administrée par la Société de compensation en assurance médicaments du Québec. Seuls les certificats québécois sont mutualisés, mais la taille du groupe, qui commande à la fois le seuil au delà duquel la mutualisation s’applique et le facteur annuel, est établie selon le nombre de certificats en vigueur au Canada au 31 décembre de l’année visée. Plus le groupe est grand, plus le seuil est élevé et plus le facteur est bas.

La crédibilité, ou pourquoi l’expérience d’un petit groupe compte si peu

Voilà le concept qui explique l’essentiel de la frustration lors du renouvellement d’un petit régime, et il n’est presque jamais nommé dans la lettre. La crédibilité est le poids que l’assureur attribue à l’expérience de votre groupe au moment de fixer votre taux. Le reste du poids va au tarif manuel de l’assureur, c’est à dire à son attente générale pour un groupe comme le vôtre.

La crédibilité augmente avec le volume de données de réclamations, ce qui signifie en pratique avec le nombre de personnes et le nombre d’années. Un régime de plusieurs centaines de vies dont la conception est stable peut être largement crédible. Un régime de vingt personnes ne l’est pas, et aucun argument ne change les mathématiques. L’assureur n’ignore pas votre dossier. Il refuse de traiter un petit échantillon comme s’il prédisait l’avenir, et la même règle qui émousse une bonne année amortit aussi une mauvaise.

Deux conséquences en découlent. Le petit employeur qui met son régime en appel d’offres après une excellente année est habituellement déçu, parce que le nouvel assureur applique son propre tarif manuel au même petit échantillon et aboutit à peu près au même endroit. Et le levier utile dans un petit régime n’est pas du tout l’argument des réclamations: ce sont la conception, le point de mutualisation et la composante de frais, les trois seules choses qui réagissent vraiment. Ce qu’un régime coûte à une petite entreprise aborde le même problème par le côté du coût.

La tendance, la hausse appliquée avant que quoi que ce soit ne survienne

La tendance est une hypothèse prospective ajoutée par dessus l’expérience. Elle comporte deux composantes: la variation du coût unitaire d’un service et la variation de la fréquence à laquelle les adhérents y recourent. Les deux sont estimées à partir de données bien plus larges que votre groupe, et les deux s’appliquent à votre renouvellement, que vos propres réclamations aient bougé ou non.

La tendance dentaire est la plus visible parce que les prix sous jacents sont publiés: les associations dentaires provinciales publient chaque année un guide de tarifs, et un régime qui rembourse selon le guide courant hérite de tout ce que fait ce guide. La tendance en médicaments tient davantage à la composition de ce qui est délivré qu’à un prix unitaire, et l’arrivée de thérapies à coût élevé y a plus contribué que l’inflation ordinaire. La tendance en paramédical est surtout une question d’utilisation: plus de personnes se prévalent de la garantie, plus souvent, et pour une plus grande part du maximum.

Ce qui prend les employeurs de court, c’est la période sur laquelle la tendance s’applique. La période d’expérience s’est terminée il y a des mois et la nouvelle année de police court sur douze mois à partir de la date de renouvellement, de sorte que la tendance doit franchir l’écart entre le milieu des anciennes données et le milieu de l’année à venir. Cela dépasse nettement douze mois, ce qui explique que le poste de tendance dans un renouvellement soit plus élevé que le chiffre annuel auquel un employeur s’attend. Demandez quelle période couvre le facteur de tendance, et pas seulement quel il est.

Le groupe a vieilli, et la table de taux l’a remarqué

L’assurance vie collective, la vie des personnes à charge, le décès accidentel et l’invalidité de longue durée sont habituellement tarifés à partir d’une table appliquée à l’âge et au volume de couverture. Rien n’a besoin de changer dans le régime pour que le coût monte. Si les personnes couvertes ont un an de plus et que leurs salaires ont augmenté, le volume d’assurance a augmenté et il s’achète à un âge plus avancé. Le taux unitaire peut être inchangé pendant que la facture grimpe.

La composition des certificats produit le même effet en santé et en dentaire. Un déplacement de la protection individuelle vers la protection familiale augmente les réclamations attendues sans que personne ne se comporte différemment, et une vague de départs à la retraite ou d’embauches change l’âge moyen du régime en une seule année. Lorsque les nouvelles recrues sont dans une autre province, le programme public sous la garantie change aussi, et le traitement fiscal de la cotisation patronale également. Cela vaut la peine d’être isolé, parce que le mouvement démographique est un coût réel et non une décision de tarification, et l’employeur qui le voit cesse de le contester et commence à le planifier. Demandez la répartition par âge et par type de protection sur trois ans plutôt que sur une seule année: c’est la façon la plus simple de distinguer ce qui tient au vieillissement du groupe de ce qui tient à une année de réclamations inhabituelle, et cette distinction change complètement la conversation.

Une hausse de taux et une modification du régime ne sont pas la même opération

Une hausse de taux change le prix de la même promesse. Une modification de la conception change la promesse. Les deux sont souvent présentées ensemble, sous la forme d’une hausse annoncée accompagnée d’une liste d’options de conception qui la réduiraient, et il est facile d’accepter les deux sans remarquer qu’une seule retombe sur les employés.

Les leviers de conception sont connus: une franchise, un pourcentage de coassurance, un maximum annuel ou viager, un plafond sur les frais d’exécution d’ordonnance, la substitution générique obligatoire, l’autorisation préalable pour certaines catégories de médicaments, un intervalle de rappel dentaire plus long, des maximums paramédicaux resserrés, ou un changement de l’année du guide de tarifs auquel le régime se réfère. Chacun réduit les réclamations projetées et chacun retombe sur quelqu’un.

Deux contraintes comptent. Pour les adhérents québécois, les articles 38 et 39 de la Loi sur l’assurance médicaments placent sous la conception de la garantie médicaments un plancher que les économies ne peuvent franchir. Et une réduction de garantie modifie les conditions dans lesquelles les gens travaillent, de sorte que la manière de la communiquer relève autant du droit du travail que de l’assurance. Une modification décidée en octobre et découverte par les employés en janvier est un problème évitable, et ce que couvre un régime est le document à remettre aux gens quand la réponse change.

La mutualisation des montants élevés en vie et en invalidité

En assurance vie et en invalidité de longue durée, un second mécanisme de mutualisation vise la taille plutôt que la fréquence. Un régime dont la formule de couverture est liée au salaire finit parfois par assurer une personne pour bien davantage que toutes les autres, et c’est cette concentration que vise la mutualisation des montants élevés. La couverture au delà d’une limite énoncée est retirée du risque du groupe et facturée séparément.

La conséquence au renouvellement est qu’une seule très grosse réclamation peut toucher ou non le groupe, selon uniquement l’endroit où se trouvait cette limite au moment du sinistre. Sous la limite, c’est la réclamation du groupe. Au dessus, la plus grande part ne l’est pas. On dit souvent aux employeurs qu’une réclamation a fait bouger leur renouvellement sans leur dire si la portion mutualisée en avait été exclue, et c’est une question légitime à poser par écrit.

Le point de conception qui s’y rattache est la preuve d’assurabilité. La couverture au delà d’un maximum sans preuve exige des renseignements médicaux de la personne, et l’employé qui ne les a jamais fournis peut être assuré pour moins que ce que laisse croire le tableau des garanties. C’est un problème de réclamation en attente de se produire, et la saison des renouvellements est le moment naturel pour rapprocher le tableau de ce qui est réellement en vigueur.

Ce qui se négocie légitimement, et ce qui ne se négocie pas

Les réclamations elles mêmes ne se négocient pas. Ce qui est arrivé est arrivé, et aucune conversation ne retire une réclamation payée d’un rapport d’expérience. À peu près tout ce qui entoure les réclamations est ouvert.

La composante de frais est la première cible. La rétention, c’est à dire la part de la prime que l’assureur conserve pour l’administration, l’étude des réclamations, les taxes et le profit, est un montant indiqué dans la plupart des rapports d’expérience et elle se négocie, en particulier dans un régime qui a grandi. Le ratio de sinistres visé par l’assureur est aussi une hypothèse énoncée. Demandez les deux. Les conditions structurelles sont la deuxième cible: le point de mutualisation peut être déplacé, le poids de crédibilité est une hypothèse énoncée qui peut se discuter lorsque le groupe a grandi ou compte plusieurs années propres, une période plus longue avant la prochaine retarification peut être demandée en échange d’un engagement, et le calendrier du renouvellement comme le préavis sont contractuels et souvent pires qu’ils n’ont besoin de l’être.

La troisième cible est l’information. Demandez le rapport d’expérience garantie par garantie, le facteur de tendance et la période qu’il couvre, le poids de crédibilité, les frais de mutualisation, la rétention, la limite de mutualisation des montants élevés, et la divulgation de la rémunération versée sur le régime. Rien de tout cela n’est inhabituel à demander. Mettre le régime en appel d’offres est une quatrième option légitime, mais elle comporte des coûts qui figurent rarement dans la comparaison: nouveau libellé de condition préexistante, nouveaux délais de carence, perturbation pour des adhérents en cours de traitement, et perte de continuité sur toute demande d’invalidité en cours. Chiffrez cela avant de bouger, pas après. La négociation du renouvellement traite de la rencontre elle même.

Questions fréquentes

Poursuivre la lecture

Pour la rencontre elle même, la négociation du renouvellement explique comment la mener, et ce qu’un régime coûte à une petite entreprise montre où va l’argent au départ. Si une modification de conception est sur la table, ce que couvre un régime est le document que liront les employés, et la question de l’assurance vie collective est celle qu’un tableau réduit devrait soulever. L’assurance collective pour une petite entreprise en donne le contexte plus large.