Avantages collectifs pour les petites entreprises au Canada

Les propriétaires de petites entreprises font face à un défi que les employés n'ont souvent pas: ils sont responsables de leur propre couverture santé, de la couverture de leurs employés, et de l'efficacité fiscale de comment tout cela fonctionne. La plupart des propriétaires d'entreprise incorporés ont plus d'options qu'ils ne le réalisent: des régimes collectifs assurés traditionnels pour les entreprises avec des employés, aux régimes d'association, aux comptes de gestion santé, au régime de services de santé personnels pour les particuliers incorporés admissibles. Chacun a des structures de coût, des implications fiscales, et des conditions d'admissibilité différentes. Cette page présente le panorama pour que vous puissiez poser les bonnes questions aux bons professionnels.

Régimes collectifs assurés traditionnels

La forme la plus familière d'avantages collectifs est le régime collectif assuré traditionnel: un ensemble de couverture santé, dentaire, vie et invalidité arrangé par l'entremise d'un assureur, avec des primes basées sur le groupe. Pour les petites entreprises avec des employés, c'est souvent l'option la plus complète et la plus reconnaissable pour les employés qui ont déjà eu des avantages collectifs chez de plus grands employeurs.

Les régimes collectifs traditionnels exigent généralement un nombre minimum d'employés admissibles pour être établis, et ce minimum varie selon l'assureur et les avantages inclus. Certains assureurs l'établissent à trois employés admissibles; d'autres ont des exigences différentes. Pour un travailleur autonome sans employés autres qu'eux-mêmes, un régime collectif traditionnel par un assureur peut ne pas être disponible, ce qui est là où les régimes d'association et d'autres options deviennent pertinents.

Les avantages pour une petite entreprise d'offrir un régime collectif vont au-delà de la couverture. Attirer et retenir les employés est une réalité pratique pour les petites entreprises qui concurrencent dans le marché du travail: un régime collectif complet peut être une partie significative de la rémunération, particulièrement pour les employés qui accordent de l'importance à la couverture santé pour leurs familles. Les contributions de l'employeur aux régimes collectifs admissibles sont généralement déductibles comme dépense d'entreprise, et certains avantages reçus par les employés, notamment la santé supplémentaire et les soins dentaires, sont typiquement non imposables pour les employés. Ces caractéristiques peuvent rendre une couverture collective bien conçue plus efficace fiscalement qu'une rémunération en espèces équivalente. Confirmez le traitement fiscal spécifique de l'arrangement avec un professionnel fiscal qualifié.

Régimes d'association et de chambre de commerce

Pour les travailleurs autonomes, les très petites entreprises, ou les travailleurs indépendants d'une profession ou d'un métier, les régimes d'association offrent un chemin alternatif vers la couverture collective. Beaucoup d'associations professionnelles, de groupes industriels, de chambres de commerce, et d'organisations commerciales négocient des régimes d'avantages collectifs pour leurs membres: permettant aux individus qui ne se qualifieraient pas pour un régime collectif traditionnel seuls d'accéder aux tarifs et à la souscription de groupe.

La couverture et le coût des régimes d'association varient selon l'organisation et l'assureur. Ils valent la peine d'être explorés pour quiconque dans une profession ou une industrie avec une association professionnelle active, particulièrement si l'association a négocié des termes avec un assureur réputé. La qualité et la complétude de ces régimes diffèrent considérablement, et comparer ce qui est disponible par toute association avec d'autres options est une étape raisonnable avant de s'engager.

Au Québec, de nombreux ordres professionnels, médecins, dentistes, avocats, comptables, ingénieurs, et d'autres, ont négocié des régimes d'avantages collectifs pour leurs membres par l'entremise de sociétés d'assurance spécialisées dans les professions libérales. Ces régimes peuvent offrir des conditions avantageuses pour les professionnels incorporés qui exercent seuls ou en petite société, leur donnant accès à une couverture collective sans avoir besoin d'un minimum de trois employés. Pour les professionnels de la santé, du droit, ou d'autres professions réglementées au Québec, c'est souvent la première avenue à explorer, avant d'envisager un régime collectif d'employeur traditionnel ou les options alternatives décrites ci-dessous.

Les comptes de gestion santé

Un compte de gestion santé (CGS), parfois appelé régime à la carte ou cost-plus, est un arrangement dans lequel l'employeur rembourse les employés pour les dépenses de santé et dentaires admissibles jusqu'à un montant annuel fixe, payant des frais d'administration à un administrateur de régime plutôt que des primes d'assurance. Contrairement à un régime assuré traditionnel, il n'y a pas de prime d'assurance, pas de mutualisation du risque, et pas de réserve de prestations garantie: l'employeur paie simplement les réclamations réelles que les employés soumettent, jusqu'au montant alloué.

Pour les petites entreprises, un CGS peut être une alternative flexible et à coût prévisible à un régime assuré complet pour les dépenses de santé et dentaires, parce que l'employeur fixe le montant annuel alloué par employé et connaît leur coût maximal avant le début de l'année. Il fonctionne bien lorsque l'entreprise veut offrir des avantages santé mais préfère la certitude des coûts plutôt que la mutualisation de la couverture. Les CGS ne procurent pas d'assurance invalidité ou d'assurance vie, alors ils sont souvent utilisés en combinaison avec une couverture individuelle ou assurée d'invalidité et de vie plutôt que comme remplacement complet d'un ensemble d'avantages complet.

Le traitement fiscal des arrangements CGS, si les contributions de l'employeur sont déductibles et quel est le traitement fiscal pour les employés, dépend de la structure et doit être confirmé avec un professionnel fiscal qualifié. Tous les arrangements commercialisés comme CGS ne sont pas structurés de la même façon, et l'ARC applique des règles spécifiques pour déterminer le traitement.

Les régimes de services de santé personnels, une note pour les propriétaires incorporés

Pour les travailleurs autonomes incorporés, l'unique actionnaire-employé de leur propre société. Il existe un arrangement spécialisé que certains utilisent pour aborder les dépenses médicales personnelles de façon potentiellement fiscalement avantageuse: le régime de services de santé personnels (RSSP).

Le concept derrière le RSSP est qu'un professionnel ou propriétaire d'entreprise incorporé peut être en mesure de faire payer par sa société des dépenses médicales admissibles qui autrement seraient un coût personnel après impôt, les dépenses étant potentiellement déductibles pour la société et non imposables comme avantage pour l'employé-propriétaire. Les mécaniques dépendent de la satisfaction de critères spécifiques de l'ARC. Les règles de la Circulaire d'information 94-1 et des orientations connexes établissent ce qui constitue un régime privé de services de santé et quelles dépenses sont admissibles. Tous les arrangements commercialisés comme RSSP ne se qualifient pas; les détails importent considérablement.

La description ci-dessus est une notion générale seulement. Si un RSSP est approprié, comment il devrait être structuré, et quelles sont les conséquences fiscales dépendent entièrement de la situation corporative et personnelle spécifique de l'individu. Ce n'est pas un arrangement à faire soi-même, et les conséquences d'un régime improprement structuré peuvent inclure des déductions refusées et des inclusions d'avantages non anticipées.

Choisir la bonne approche

La stratégie d'avantages appropriée pour une petite entreprise dépend de facteurs spécifiques à cette entreprise: le nombre d'employés et leurs données démographiques, les besoins de couverture personnelle du propriétaire, le budget disponible, le degré de complétude de couverture souhaité, et la structure juridique et fiscale de l'entreprise. Il n'y a pas de réponse unique correcte pour toutes les petites entreprises. La variété d'options existe parce que différentes entreprises ont de véritables besoins différents.

Un point de départ est une conversation avec un professionnel d'assurance autorisé qui travaille avec les avantages des petites entreprises. Quelqu'un qui peut cartographier les options disponibles compte tenu de la taille et de la structure de l'entreprise, expliquer honnêtement les compromis de coût et de couverture, et coordonner avec le CPA de l'entreprise sur les dimensions fiscales. La conception d'assurance et le traitement fiscal sont véritablement interconnectés pour les petites entreprises, ce qui est pourquoi les deux professionnels devraient travailler à partir du même portrait.

Pour les professionnels incorporés au Québec qui exercent seuls, dentistes, médecins spécialistes, comptables en pratique privée, avocats, ingénieurs-conseils, et d'autres, la question des avantages devient particulièrement intéressante à l'intersection de leur structure corporative et de leurs ordres professionnels. D'un côté, leur société par actions professionnelle leur permet potentiellement d'accéder à des mécanismes fiscaux comme le RSSP pour leurs dépenses médicales personnelles. De l'autre, leur ordre professionnel peut offrir un régime d'association qui leur donne accès à une couverture médicaments, dentaire, invalidité et vie à des tarifs collectifs même s'ils exercent seuls. La démarche optimale pour ces professionnels combine souvent les deux angles: tirer parti du régime d'association pour la couverture courante, et explorer avec leur CPA si un RSSP ajoute de la valeur pour les dépenses médicales qui dépassent la couverture du régime d'association. Ces décisions ont des ramifications fiscales, d'assurance, et de structure corporative qui méritent une discussion coordonnée entre le conseiller en sécurité financière et le CPA du professionnel.

Une considération finale pour les propriétaires de petites entreprises qui envisagent d'offrir des avantages collectifs à leurs employés: la décision de mettre en place un régime collectif n'est pas seulement une décision de coût. C'est aussi une décision de culture et de rétention. Pour les employés qui comparent des offres d'emploi, la présence ou l'absence d'avantages collectifs peut être un facteur décisif, particulièrement pour ceux ayant des familles ou des besoins de santé particuliers. Une petite entreprise qui offre un régime collectif bien conçu, même modeste, peut se différencier comme employeur attentionné, ce qui a une valeur difficile à quantifier mais bien réelle. L'investissement dans les avantages collectifs est donc à la fois une décision financière et une décision stratégique sur le type d'employeur que l'entreprise veut être.

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Ce qui décide réellement du renouvellement

Un petit employeur rencontre le vrai coût de son régime au renouvellement plutôt qu’à l’installation. Un très petit groupe est tarifé surtout à partir du bloc d’affaires semblables de l’assureur et du profil du groupe: les âges, la répartition entre protection individuelle et familiale, la province et le secteur. À mesure que le groupe grandit, sa propre expérience de réclamations pèse davantage.

Les médicaments font bouger les renouvellements plus que tout le reste, et une seule thérapie coûteuse et continue dans un petit groupe serait ruineuse sans la mise en commun. C’est à cela que sert la mise en commun: les réclamations au-delà d’un seuil fixé au contrat sont portées à un compte partagé plutôt qu’au seul employeur.

Les leviers de l’employeur tiennent tous à la conception du régime: la part remboursée, un maximum annuel, une franchise, la substitution générique, une limite sur les honoraires de préparation, la liste des professionnels paramédicaux couverts et le guide de tarifs dentaires suivi. Actionner l’un d’eux réduit le coût et se remarque, car un avantage retiré se voit bien plus qu’un avantage ajouté.

L’administration que personne ne budgète

Un régime collectif fait de l’employeur un administrateur. Les nouveaux employés doivent adhérer à l’intérieur du délai, car un adhérent tardif doit généralement fournir une preuve médicale pour une protection autrement automatique, et l’assureur peut refuser. Un départ doit être déclaré rapidement, sans quoi la prime continue d’être facturée pour une personne partie.

Deux registres comptent plus que les autres. Les salaires doivent rester à jour, parce que les montants d’assurance vie et d’invalidité se calculent sur le chiffre au dossier de l’assureur. Et il faut conserver une renonciation signée pour toute personne qui refuse, avec son motif, puisqu’un régime exige habituellement une participation minimale des employés admissibles avant qu’un assureur accepte de l’émettre ou de le renouveler.

Le propriétaire est un cas à part. La protection suit généralement l’emploi: celui qui reçoit des distributions à titre d’actionnaire plutôt qu’un salaire, ou qui travaille sans figurer à la liste de paie, peut ne pas être un employé admissible au régime qu’il paie. L’admissibilité relève des règles de l’assureur, et le traitement fiscal de la prime relève d’un fiscaliste.

Les obligations propres à un employeur québécois

Un employeur québécois qui met en place un régime comportant une couverture de médicaments ne fait pas que l’offrir. Le régime public d’assurance médicaments, administré par la Régie de l’assurance maladie du Québec, oblige tout résident à être couvert par un régime privé admissible ou par le régime public. En pratique, l’employé admissible à la couverture de médicaments de son employeur doit y adhérer et ne peut la refuser pour choisir le régime public. Il peut la refuser lorsqu’il est déjà couvert par le régime du conjoint, et l’employeur doit consigner ce refus comme les autres.

Deux autres postes se confondent souvent avec le régime collectif et n’en font pas partie. Une lésion professionnelle relève de la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail, auprès de laquelle l’employeur est inscrit séparément. Et le traitement fiscal provincial d’une prime de soins de santé ou de soins dentaires payée par l’employeur ne suit pas toujours le traitement fédéral: c’est Revenu Québec qui le fixe, et la façon dont il s’applique à votre entreprise appartient à un fiscaliste.

Les questions que l’on pose

Foire aux questions

Continuez à apprendre

Voir Aperçu des avantages collectifs sur le fonctionnement général des régimes collectifs, et Collectif vs individuel pour comprendre comment les deux se complètent. Pour les stratégies d'assurance corporatives, voir Assurance vie détenue par société. Retournez à l'aperçu Assurance collective.