L’assurance collective quand des employés vivent dans une autre province

La plupart des régimes collectifs ont été rédigés pour une main d’oeuvre qui se rendait dans un seul immeuble. La brochure dit ce qui est couvert, le contrat dit qui est admissible, et tous deux tiennent discrètement pour acquis que tout le monde habite près du bureau et réclame sous un seul ensemble de règles provinciales. Puis une entreprise de Winnipeg embauche quelqu’un à Moncton, une graphiste retourne vivre à Trois Rivières en gardant son poste, un comptable travaille quatre jours par semaine depuis une chambre d’amis dans un autre fuseau horaire, et un document qui n’a pas été rouvert depuis avant 2020 se voit poser des questions pour lesquelles il n’a jamais été écrit. Quel régime public de santé paie en premier. Quelle liste de médicaments s’applique. Si l’employée du Québec a même le droit d’être dans le régime aux conditions que tout le monde supposait. Ce qui arrive à une demande d’invalidité quand le contrat de travail pointe vers une province et la carte d’assurance maladie vers une autre. Rien de tout cela n’est exotique. C’est la conséquence ordinaire d’une main d’oeuvre qui a cessé d’être au même endroit, arrivant devant un document qui croit encore qu’elle y est.

Ce que le contrat suppose sans le dire

Ouvrez à peu près n’importe quel contrat collectif et n’importe quelle brochure rédigés avant 2020 et vous trouverez un document construit autour d’un seul lieu. L’admissibilité se définit par des heures travaillées. Les réclamations sont décrites comme si un seul ensemble de règles provinciales allait les étudier. La section dentaire renvoie à un guide de tarifs comme s’il n’en existait qu’un. Rien là n’est faux. Le document tient simplement pour acquis un fait qui n’est plus vrai chez la plupart des employeurs: que les personnes couvertes habitent à distance de navettage du bureau qui a signé le contrat.

Ce qui a changé, ce n’est pas le droit. Presque toutes les règles interprovinciales décrites ici existaient déjà. Ce qui a changé, c’est la fréquence à laquelle un employeur ordinaire en heurte une. Trente certificats dans une seule province n’en touchaient aucune. Les mêmes trente répartis dans quatre provinces les touchent toutes, chaque année, dans les données de réclamations, dans l’imposition de l’avantage et dans ce que l’employé peut réellement obtenir au comptoir de la pharmacie. Personne ne s’en aperçoit avant qu’une réclamation soit refusée, qu’une employée du Québec ouvre un relevé fiscal qui la surprend, ou qu’un renouvellement arrive avec un chiffre que le propriétaire ne peut expliquer à personne.

Le résultat concret est un écart entre le document et la réalité de l’arrangement. Le document dit une chose sur la couverture. Les systèmes provinciaux qui se trouvent en dessous en disent une légèrement différente dans chaque province, et l’employeur se retrouve à répondre de la différence sans jamais l’avoir choisie. Ce n’est pas une question de mauvaise foi ni de mauvaise rédaction: c’est un texte qui a été écrit correctement pour un monde où le personnel se déplaçait vers un lieu unique, et qui continue de fonctionner comme si ce monde existait encore. La suite de cet article suit l’ordre dans lequel les problèmes se présentent, en commençant par celui que presque tout le monde formule mal.

Trois provinces, pas une

La correction la plus utile consiste à cesser de demander dans quelle province se trouve un employé et à poser trois questions distinctes, parce qu’elles ont trois réponses distinctes. Quelle est la province d’emploi. Dans quelle province l’employé habite réellement. Quel droit provincial régit le contrat en vertu duquel le certificat a été émis. Le siège social n’est la réponse à aucune des trois.

La province d’emploi commande la paie. Elle détermine si l’employé cotise au Régime de rentes du Québec ou au Régime de pensions du Canada, si le Régime québécois d’assurance parentale s’applique, quelle loi sur les normes du travail régit le préavis, les congés et la protection du lien d’emploi, et quels relevés l’employeur devra produire en fin d’année. Elle n’a aucune incidence sur l’hôpital qui soignera l’employé. Cela relève de la résidence, que consigne la carte d’assurance maladie, et c’est la résidence qui détermine le régime public de santé, le programme public de médicaments et la prestation publique d’invalidité qui viendra un jour réduire une prestation privée.

Le contrat est la troisième question, et celle qu’on saute le plus souvent. Un contrat collectif est émis quelque part, et hors du Québec la loi sur les assurances de cette province fournit les règles supplétives que le contrat n’écrit pas. Au Québec, le contrat d’assurance relève du Code civil du Québec plutôt que d’une loi provinciale sur les assurances, et c’est le droit civil québécois, non la common law, qui comble les silences du libellé. Un certificat détenu par une employée résidant au Québec se lit sur cet arrière plan, quoi que le siège social croie de sa propre paperasse.

Le télétravail, et l’endroit où la paie croit se trouver

Un employé en télétravail à temps plein ne flotte pas dans le vide. L’Agence du revenu du Canada fixe la province d’emploi à l’endroit où l’employé se présente physiquement au travail ou est considéré comme rattaché à un établissement de l’employeur. Pour les personnes qui ne se présentent nulle part, une politique administrative en vigueur depuis le 1er janvier 2024 vise l’entente de télétravail à temps plein, c’est à dire l’arrangement par lequel l’employeur demande ou permet à l’employé d’exercer ses fonctions entièrement à distance, à un endroit qui n’est pas un établissement. L’employé est alors rattaché à un établissement, et l’indicateur principal est de savoir s’il s’y présenterait physiquement n’eût été l’arrangement de télétravail.

Les indicateurs secondaires comprennent le lieu des réunions, la provenance de l’équipement, la source de la supervision et l’origine des fonctions. L’Agence précise que les indicateurs s’examinent ensemble, qu’ils n’ont pas tous à pointer vers le même endroit, et que la détermination ne peut servir à éviter des retenues ou des cotisations. Revenu Québec publie ses propres directives sur la même question. Tout cela règle la paie et ne règle rien de l’assurance collective. Une employée rattachée à un établissement manitobain qui habite au Nouveau Brunswick a une paie manitobaine et une carte d’assurance maladie, une pharmacie, des professionnels paramédicaux et une facture d’ambulance du Nouveau Brunswick.

Le régime public paie en premier, et cela change le coût

Les services hospitaliers et médicaux assurés sont payés par le régime provincial d’assurance maladie de la province où l’employé réside. Le régime collectif privé se pose par dessus et paie ce que le public ne paie pas: les médicaments hors liste publique, les soins dentaires, la vision, les professionnels paramédicaux, le matériel médical, l’ambulance dans certaines provinces, et la différence entre une salle commune et une chambre semi privée. Comme le plancher public diffère partout, le même certificat produit une facture différente pour l’employeur selon l’endroit où l’employé habite.

Le transport ambulancier est facturé au patient dans certaines provinces et pas dans d’autres. Certains services paramédicaux sont couverts publiquement pour certains résidents dans certaines provinces et pour personne ailleurs. Les soins à domicile sont un programme provincial assorti de limites provinciales. Rien de cela n’apparaît dans la brochure et tout cela apparaît dans l’expérience de réclamations présentée au renouvellement. Cela explique aussi une exclusion que les employeurs lisent de travers: plusieurs provinces restreignent l’assurance privée pour les services que leur propre régime public assure, ce qui explique qu’une brochure exclue les services médicaux au lieu de les dédoubler. Lorsque deux régimes privés se chevauchent réellement, l’ordre de paiement est fixé par les règles de coordination des prestations et non par le régime que la réclamation atteint en premier.

Des listes de médicaments qui ne concordent pas

Chaque province administre un programme public de médicaments, et il n’y en a pas deux qui fonctionnent de la même façon. Ils diffèrent quant à ce qui figure sur la liste, à la contribution exigée du patient, aux personnes admissibles, au fait de payer avant ou après un régime privé, et à la manière dont un médicament hors liste peut être approuvé à titre d’exception. Un régime privé applique généralement une seule liste d’un océan à l’autre. Les régimes publics en dessous, non, et les conséquences atteignent l’employé avant d’atteindre l’employeur.

La même ordonnance, dans le même régime, se remplit sans discussion dans une province et exige un formulaire d’autorisation spéciale dans une autre, parce que le régime privé se coordonne avec un programme public qui traite le médicament différemment. L’employeur, lui, le voit dans le dossier de réclamations. Là où le régime public paie davantage, le régime privé paie moins et l’expérience médicaments paraît meilleure. Là où le régime public est un payeur de dernier recours, le régime privé paie en premier et l’expérience paraît pire. Ni l’un ni l’autre ne dit quoi que ce soit sur la santé du personnel. Comme les règles sont revues chaque année, le programme provincial est l’endroit où les confirmer, et le bon réflexe au renouvellement est de demander la ventilation de l’expérience médicaments par province avant d’en tirer la moindre conclusion.

Ce qu’un seul employé au Québec vous oblige à faire

Le Québec n’est pas une variante du modèle. C’est un régime distinct, et il s’enclenche dès qu’une seule personne couverte y réside. En vertu de l’article 16 de la Loi sur l’assurance médicaments, une personne admissible faisant partie d’un groupe bénéficiant d’une couverture privée, au sens de l’article 15.1, doit adhérer au contrat d’assurance collective ou au régime d’avantages sociaux applicable à ce groupe pour une couverture au moins équivalente à celle du régime de base. L’adhésion n’est pas offerte. Elle est exigée. L’article 18 étend l’obligation aux enfants de la personne adhérente, aux personnes atteintes d’une déficience fonctionnelle et au conjoint qui cohabite avec elle.

Les articles 38 et 39 placent l’obligation du côté de l’offre. L’assureur, et séparément l’administrateur d’un régime d’avantages sociaux, doit fournir aux personnes tenues d’adhérer une couverture au moins égale à celle du régime de base. C’est un plancher sous la conception de la garantie médicaments pour les adhérents québécois, et il survit à toutes les économies appliquées aux autres. L’article 45 renouvelle ensuite automatiquement le contrat collectif chaque année quant à la couverture du régime de base, à moins que l’assureur, le preneur ou l’adhérent ne donne un avis contraire.

L’article 43 est celui que personne n’attend. Il impose la participation à la mutualisation obligatoire du risque médicaments, administrée par la Société de compensation en assurance médicaments du Québec. Seuls les certificats québécois sont mutualisés, mais la taille du groupe, qui fixe le seuil au delà duquel la mutualisation s’applique et le facteur annuel de mutualisation, est établie selon le nombre de certificats en vigueur au Canada au 31 décembre de l’année visée. Un employeur national comptant quelques employés québécois est donc dimensionné comme un employeur national pour un mécanisme québécois, ce qui joue habituellement en sa faveur et le surprend toujours.

Reste la fiscalité, et là le Québec se sépare franchement d’Ottawa. Au fédéral, le sous alinéa 6(1)a)(i) de la Loi de l’impôt sur le revenu exclut du revenu d’emploi la cotisation de l’employeur à un régime privé d’assurance maladie. Le Québec ne suit pas. Revenu Québec inscrit la cotisation de l’employeur à la case J du relevé 1 et, lorsqu’elle constitue un avantage imposable, en ajoute la valeur au revenu d’emploi de la case A. L’employée québécoise paie donc de l’impôt provincial sur un avantage que son collègue albertain reçoit libre d’impôt, ce qu’il vaut mieux expliquer avant l’envoi des relevés qu’après. L’imposition de l’assurance collective en donne le portrait complet.

Les urgences loin de la maison, au Canada et à l’étranger

L’alinéa 11(1)b) de la Loi canadienne sur la santé oblige un régime provincial à payer les services de santé assurés fournis pendant une absence temporaire du résident, aux taux approuvés lorsque les services sont reçus ailleurs au Canada, et sur la base du coût des services équivalents dans la province lorsqu’ils sont reçus à l’étranger. Cette seconde moitié est la source de tous les écarts de couverture hors du pays, parce que ce qu’un hôpital étranger facture et ce qu’une province paie pour le service équivalent chez elle ne sont pas des grandeurs comparables.

À l’intérieur du Canada il existe un second écart qui surprend les employés québécois. La Régie de l’assurance maladie du Québec paie intégralement les services hospitaliers reçus ailleurs au Canada en vertu d’une entente interprovinciale, de sorte que le patient n’a rien à débourser. Les services médicaux, dentaires et optométriques sont traités autrement: ils ne sont remboursés que jusqu’à concurrence des tarifs québécois, même si le patient a payé davantage, et en pratique celui ci paie souvent le professionnel et réclame ensuite, factures et reçus à l’appui. Un employé qui se déplace une semaine au Canada pour une formation peut se retrouver de sa poche sans jamais avoir quitté le pays.

Les paragraphes 11(2) et 11(3) fournissent l’autre moitié de la règle. Une province peut exiger l’autorisation préalable de l’autorité publique pour des services assurés non urgents obtenus hors de la province, et non urgents signifie autres que les services d’urgence ou les services requis sans délai. La garantie voyage d’un régime collectif est rédigée sur cet arrière plan, ce qui explique qu’elle vise l’urgence et non les soins planifiés à l’étranger. Vérifiez si la vôtre couvre les déplacements au Canada, quelle est la durée maximale d’un voyage, comment est libellée la clause de condition préexistante, et à quel âge elle prend fin. L’assurance voyage explique la version individuelle du même produit.

L’employé qui déménage en mai

La couverture publique gère bien un déménagement, à condition que l’employé s’inscrive. L’alinéa 11(1)a) de la Loi canadienne sur la santé empêche une province d’imposer un délai minimal de résidence, ou un délai de carence, supérieur à trois mois, et l’alinéa 11(1)c) oblige la province quittée à continuer de payer les services assurés pendant tout délai de carence imposé par la nouvelle province, comme si la personne n’avait pas cessé d’y résider. Entre ces deux alinéas il n’y a pas de trou, pourvu que l’employé fasse réellement sa demande dans la nouvelle province et conserve son ancienne carte jusqu’à l’arrivée de la nouvelle.

Le trou est du côté du régime privé, parce que rien ne s’y déplace tout seul. La province inscrite au certificat doit être changée. La paie doit réexaminer la province d’emploi. Les règles de coordination des médicaments changent puisque le programme public en dessous a changé, et le guide de tarifs dentaires aussi. Un déménagement vers le Québec ou depuis le Québec modifie le traitement de l’avantage imposable et le plancher de couverture des médicaments. Une demande d’invalidité ultérieure sera réduite en fonction des prestations publiques de la nouvelle province. L’employeur qui signale un déménagement au renouvellement suivant plutôt que dans le mois où il survient se fabrique une année de données décalées, et le correctif est peu reluisant: traiter un changement de province comme un événement de vie, avec un formulaire, une date et une personne responsable de le transmettre.

L’invalidité, quand le contrat et la résidence ne s’entendent pas

C’est en invalidité qu’un décalage provincial fait de véritables dégâts financiers, parce que la prestation est assemblée à partir de pièces qui vivent à des endroits différents. La définition d’invalidité, le délai de carence, la durée des prestations et la fenêtre de profession habituelle se trouvent toutes dans le contrat, et le contrat ne change pas quand l’employé déménage. Tout ce qui vient réduire le versement est provincial. L’employé devenu invalide qui a cotisé au Québec réclame au Régime de rentes du Québec, celui qui a cotisé ailleurs réclame au Régime de pensions du Canada.

L’indemnisation des accidents du travail relève d’une commission provinciale avec des règles provinciales, et dans les provinces dotées d’un régime public d’assurance automobile, le remplacement du revenu après un accident de la route provient de ce régime et diminue d’autant la prestation collective. Même blessure, même contrat, deux provinces, deux chèques nets, et les réductions de prestations en font le calcul. La fiscalité est la deuxième pièce. L’alinéa 6(1)f) de la Loi de l’impôt sur le revenu inclut dans le revenu les sommes reçues périodiquement au titre de la perte de revenu d’une charge ou d’un emploi en vertu d’un régime d’assurance contre la maladie ou les accidents, d’un régime d’assurance invalidité ou d’un régime d’assurance de sécurité du revenu, le montant étant réduit des cotisations de l’employé. C’est la raison pour laquelle tant de régimes sont montés de façon que l’employé paie la totalité de la prime d’invalidité, et au Québec l’analyse doit être faite deux fois, puisque la cotisation de l’employeur constitue elle même un avantage imposable au provincial.

La troisième pièce est le droit du travail. Le congé avec protection du lien d’emploi, le préavis que doit donner l’employeur et l’obligation d’accommodement sont fixés par les normes du travail et la législation sur les droits de la personne de la province d’emploi, et non par l’assureur. Un assureur peut mettre fin à une prestation alors que l’employeur a toujours un employé, et cet écart est régi par une loi dont le dossier d’assurance ne parle jamais. Lorsque le contrat, la résidence et l’emploi se trouvent dans des provinces différentes, rien de tout cela ne doit être présumé.

Ce qu’il faut vérifier dans votre régime cette année

Commencez par une liste de chaque employé couvert et de la province où il habite réellement, et non de celle qu’indique son dossier, puis comparez la à la liste de certificats que détient l’assureur. Dans la plupart des régimes multiprovinciaux d’un certain âge, les deux listes divergent, et la divergence porte presque toujours sur des personnes qui ont déménagé sans le dire. Ce seul rapprochement attrape plus de choses que n’importe quelle autre heure consacrée au régime.

Posez ensuite quatre questions écrites à l’assureur. Ventilez l’expérience de réclamations par province. Confirmez quels certificats sont traités comme des certificats québécois aux fins de la mutualisation. Confirmez quel guide de tarifs dentaires s’applique à quel adhérent. Confirmez comment la garantie médicaments se coordonne avec le programme public de chaque province où vous avez du personnel. Aucune de ces demandes n’est inhabituelle et toutes changent la façon dont un renouvellement se lit. Enfin, lisez la brochure comme la lirait un employé de votre plus petite province. Si elle renvoie à un guide de tarifs sans dire lequel, à une liste de médicaments sans dire laquelle, ou à un régime de santé au singulier, elle a été écrite pour un seul immeuble et il lui manque un paragraphe.

Rien de ce qui précède ne demande de refaire le régime. Ce sont des travaux de tenue de dossier, d’écriture et de questions posées au bon moment, et ils coûtent une matinée par année. Ce qui coûte cher, c’est le contraire: une employée qui apprend au comptoir de la pharmacie que sa protection ne fonctionne pas comme la brochure le laissait croire, une demande d’invalidité réduite par une prestation publique que personne n’avait anticipée, ou un relevé fiscal québécois qui arrive sans explication. Aucun de ces trois incidents ne relève du hasard. Chacun découle d’un écart connu entre un document rédigé pour un seul lieu et une main d’oeuvre qui n’y est plus, et chacun se corrige avant qu’il ne survienne.

Questions fréquentes

Poursuivre la lecture

Si le régime lui même vous est peu familier, commencez par le fonctionnement de l’assurance collective et ce qu’un régime couvre réellement. Pour les questions d’argent soulevées ci dessus, l’imposition de l’assurance collective détaille l’écart entre le fédéral et le Québec, et la coordination des prestations fixe l’ordre de paiement quand deux régimes se chevauchent. Si c’est l’invalidité qui vous inquiète, profession habituelle ou toute profession est la définition sur laquelle repose le reste de la demande.