L’assurance collective dans une entreprise de moins de dix employés

Chaque page écrite pour un petit employeur répète la même phrase encourageante, à savoir qu’un régime collectif peut être mis en place à partir de deux ou trois personnes, puis décrit aussitôt un régime conçu pour une entreprise de quarante employés. Le lecteur qui a six personnes sur sa liste de paie doit deviner tout seul laquelle des deux moitiés le concerne. L’écart est réel, parce que presque tout change au bas de l’échelle: quels assureurs acceptent de tarifer, comment le prix est établi et ce qui le fait bouger, quelle part de la conception vous appartient vraiment, combien de vos gens doivent adhérer avant que le contrat soit émis, et où se situe le propriétaire dans tout cela. Rien de cela n’est secret. Cela n’est simplement jamais écrit pour le lecteur que cela vise. Cette page l’écrit, et elle dit aussi franchement dans quels cas un régime complet est la mauvaise réponse pour une entreprise de cette taille, et à quoi ressemblent alors les solutions de rechange.

Ce qu’un assureur accepte réellement de tarifer

La disponibilité et l’appétit sont deux choses différentes. Les assureurs du marché collectif canadien publient bel et bien des tailles minimales de l’ordre de deux ou trois personnes assurées, et ces minimums sont réels. Ce qu’ils ne disent pas, c’est que le produit offert à cette taille est un contrat collectif en formules préassemblées, au menu largement fixe, et non l’entente négociée que décrivent les textes généraux sur les avantages sociaux.

En dessous d’une dizaine de personnes, vous choisissez donc entre des ensembles plutôt que vous ne concevez un régime. L’assureur présente quelques paliers combinant une assurance vie, une assurance décès et mutilation accidentels, une couverture de soins de santé complémentaires, des soins dentaires et parfois une prestation d’invalidité, et les décisions qui vous restent sont le palier, les modules facultatifs et la part du coût que l’entreprise assume. C’est plus étroit que ce à quoi les propriétaires s’attendent, et c’est de l’arithmétique plutôt qu’un jugement sur l’entreprise.

Tous les assureurs ne se font pas sérieusement concurrence ici. Un appel de soumissions pour six personnes revient avec moins de propositions que le même appel pour soixante, et une partie de ce qui revient est un refus plutôt qu’un prix, habituellement parce que l’assureur n’écrit pas cette industrie dans cette province à ce nombre de personnes. Posez la question de l’appétit sectoriel dès le début: elle décide qui vaut la peine d’être approché et elle épargne plusieurs semaines d’attente pour des réponses qui n’allaient jamais venir.

Mutualisé plutôt que mérité: comment le prix se fixe

Dans un grand groupe, le prix est établi surtout par le groupe lui-même. L’assureur regarde ce que ces employés ont réclamé, ajoute l’administration et la marge, puis tarife. C’est la tarification selon l’expérience, et c’est ce que les gens veulent dire quand ils affirment qu’un régime récompense une main-d’œuvre en bonne santé et pénalise celle qui réclame beaucoup.

En dessous d’une dizaine de personnes, cette arithmétique s’effondre. Un seul employé atteint d’une maladie chronique sérieuse peut générer en une année plus de réclamations que le groupe entier ne verse en primes, et aucun prix défendable ne peut être bâti sur un échantillon aussi mince. Les petits groupes sont donc mutualisés: l’assureur réunit un très grand nombre de petits employeurs dans un même bloc, tarife le bloc, et fait bouger votre taux avec l’ensemble plutôt qu’avec vos propres réclamations.

Cela coupe dans les deux sens. En votre faveur, une réclamation catastrophique à l’intérieur de votre groupe ne détruit pas à elle seule votre renouvellement. Contre vous, une année sans aucune réclamation ne vous vaut aucune réduction, parce que ce n’est pas votre expérience qui est mesurée. Au-dessus de cette taille, une partie du prix commence à suivre les réclamations propres au groupe, et c’est pourquoi la conversation de renouvellement change de nature à mesure qu’une entreprise grandit. Cette lettre est démontée dans Lire la lettre de renouvellement.

L’obligation québécoise, qui change la décision

Un petit employeur du Québec fait face à une obligation qui n’existe pas sous la même forme ailleurs au pays. Selon la Loi sur l’assurance médicaments, une personne admissible qui fait partie d’un groupe bénéficiant d’une couverture privée doit devenir membre du contrat collectif ou du régime d’avantages sociaux applicable à ce groupe (article 16), et la Régie de l’assurance maladie du Québec énonce la même règle: une personne admissible à un régime privé doit y adhérer et y faire couvrir son conjoint et ses enfants qui ne le sont pas autrement. Seule une personne non admissible à un régime privé peut s’inscrire au régime public.

Deux choses en découlent. La portion médicaments n’est pas quelque chose qu’un employé peut refuser parce qu’il préférerait garder l’argent. Et le régime offert ne peut pas être symbolique: tout contrat collectif qui couvre les services pharmaceutiques et les médicaments est réputé accorder la couverture du régime de base, et une couverture au moins égale à celle du régime de base doit être offerte au groupe (articles 35 et 38). Le plancher est fixé par la loi, pas par l’assureur et pas par votre budget.

La même loi comporte une protection qui compte davantage ici que partout ailleurs. L’article 43 oblige tous les assureurs qui font de l’assurance collective et tous les administrateurs de régimes d’avantages sociaux offrant cette couverture à mutualiser les risques découlant de la couverture du régime de base qu’ils accordent, de sorte que le coût d’une très grosse réclamation de médicaments est partagé sur le marché plutôt que de tomber en entier sur un petit employeur. La première étape honnête au Québec est donc une conversation plutôt qu’une soumission, parce que mettre un régime en place déplace vos gens du régime public vers le vôtre, ce qui change ce qu’ils paient et ce que leur famille obtient.

Ce qu’un régime aussi petit peut réellement contenir

Le cœur est familier et utile: une assurance vie collective et une assurance décès et mutilation accidentels sur chaque employé; une couverture de soins de santé complémentaires, ce qui signifie les médicaments d’ordonnance, les soins paramédicaux, les appareils médicaux et l’assurance voyage d’urgence hors du pays; et une garantie dentaire, qui est très souvent la raison pour laquelle les employés remarquent que le régime existe. Les plafonds et les fréquences sont dans Ce que couvre réellement un régime collectif.

Au-delà de ce cœur, un contrat de petite taille laisse habituellement place à une prestation d’invalidité de courte durée, à un programme d’aide aux employés et parfois à un module maladies graves. Le programme d’aide aux employés est l’un des rares éléments dont le coût par personne bouge peu avec la taille, ce qui explique qu’il apparaisse dans de très petits régimes plus souvent que les propriétaires ne s’y attendent: voyez Le programme d’aide aux employés.

L’invalidité de longue durée est l’endroit où la petite taille se voit. Certains assureurs ne l’offrent pas en dessous d’un certain effectif, et là où elle est offerte, le montant accordé sans preuve médicale individuelle est modeste, tout excédent étant soumis à des questions de santé et à un refus possible. Vérifiez-le dans la brochure plutôt que de l’espérer, et lisez L’assurance invalidité quand on travaille à son compte. Un compte de gestion santé peut habituellement être greffé au régime et c’est le seul élément vraiment souple à cette taille: voyez Le compte de gestion santé pour une petite entreprise.

Les limites qui sont réelles et qui ne plient pas

On ne conçoit pas un régime autour d’une personne. Un propriétaire qui a regardé les chiffres demande parfois si l’unique employé au dossier médical difficile peut être laissé de côté. La réponse est non. Un contrat collectif couvre une catégorie définie à des conditions définies, et toute la légitimité de la tarification collective repose sur le fait que les individus à l’intérieur de la catégorie ne font pas l’objet d’une sélection.

Les aménagements de type direction ne tiennent pas davantage. Créer une catégorie plus riche pour le propriétaire et une personne cadre est normal dans un régime plus grand et n’est généralement pas offert ici, parce qu’une catégorie a besoin d’assez de monde pour en être une. Si l’objectif est une couverture significative pour une ou deux personnes, cela se règle hors du régime collectif, et la comparaison est dans Couverture collective et couverture individuelle.

La négociation annuelle décrite ailleurs vous est aussi largement inaccessible, parce qu’un groupe de six dispose de peu des leviers d’un grand employeur. Et l’administration est bien réelle: quelqu’un devient l’administrateur du régime, habituellement le propriétaire, et inscrire une nouvelle recrue dans le délai, retirer un départ et déclarer un changement de salaire sont des obligations aux conséquences réelles lorsqu’elles sont manquées. Ces règles sont dans Délais d’admissibilité et adhésion.

Le seuil de participation, et pourquoi il ne plie pas

Presque tous les contrats collectifs de petite taille fixent un seuil de participation, c’est-à-dire une proportion d’employés admissibles qui doivent être inscrits pour que le contrat soit émis et demeure en vigueur. Sur les garanties entièrement payées par l’employeur, l’exigence est habituellement que tous les admissibles y soient. Là où les employés contribuent, elle est plus basse, mais elle existe toujours.

La raison est l’antisélection. Si l’adhésion était facultative, les personnes qui adhéreraient seraient de façon disproportionnée celles qui s’attendent à réclamer, les réclamations par membre monteraient, le prix monterait pour les suivre, et les membres en meilleure santé partiraient, ce qui le ferait monter encore. Les seuils de participation arrêtent ce cycle avant qu’il commence. Ils sont le prix d’un taux collectif.

Il y a normalement un motif acceptable de refus, soit une couverture comparable sous le régime d’un conjoint, et l’assureur voudra qu’elle soit documentée plutôt qu’affirmée. Un employé qui préfère l’argent n’est généralement pas une dispense acceptable, et au Québec la couverture des médicaments n’est de toute façon pas facultative pour une personne admissible. Demandez avant de signer ce que prévoit le contrat si l’effectif tombe sous le seuil en cours de route, et si l’assureur peut retarifer ou résilier.

Où se situe le propriétaire dans le régime

Si l’entreprise est incorporée et que le propriétaire en tire un revenu d’emploi, il est généralement un employé de la société et il est couvert comme tout autre employé de la catégorie, sous les mêmes conditions d’admissibilité et les mêmes exigences de preuve. C’est le cas simple, et c’est l’une des raisons ordinaires pour lesquelles un régime est mis en place.

Si l’entreprise n’est pas incorporée, le propriétaire n’est l’employé de rien. Un travailleur autonome ou un associé ne peut pas simplement s’inscrire à titre d’employé. Là où il y a des employés, une couverture peut souvent tout de même être aménagée; là où il n’y en a aucun, la voie collective se ferme et la conversation se déplace vers la couverture individuelle et le compte de gestion santé.

Le traitement fiscal est le point sur lequel les propriétaires se trompent le plus souvent. Au fédéral, les avantages découlant des cotisations d’un employeur à un régime privé d’assurance maladie, à un régime collectif d’assurance contre la maladie ou les accidents et à plusieurs autres régimes énumérés sont exclus de l’inclusion générale des avantages d’emploi par le sous-alinéa 6(1)a)(i) de la Loi de l’impôt sur le revenu, et l’Agence du revenu du Canada précise que lorsqu’un régime remplit toutes les conditions pour être un régime privé d’assurance maladie, la cotisation de l’employeur n’est pas un avantage imposable. L’assurance vie collective temporaire est traitée à part: le paragraphe 6(4) inclut dans le revenu de l’employé un montant prescrit, ce qui explique qu’un montant apparaisse sur un relevé sans que personne ne l’ait reçu. Le Québec s’écarte ensuite du traitement fédéral, et Revenu Québec considère la cotisation de l’employeur à un régime d’assurance collective et à un régime privé d’assurance maladie comme un avantage imposable inscrit au relevé provincial. Le sujet est exposé dans Quelles prestations collectives sont imposables, et les montants relèvent d’un fiscaliste qualifié.

Le dernier point se dit le moins. La garantie vie collective est modeste, tarifée pour une population au travail plutôt que pour un individu, et elle prend fin avec l’emploi, ce qui pour un propriétaire signifie qu’elle prend fin avec l’entreprise. L’assurance vie collective est-elle suffisante expose ce qu’elle ne fait pas, et L’assurance personne clé traite de la question distincte de l’entreprise elle-même.

Ce qui fait bouger le coût quand le groupe est minuscule

Quatre facteurs dominent: le profil d’âge du groupe, parce que les coûts de soins de santé, de soins dentaires et d’assurance vie montent tous avec l’âge; l’industrie et la nature du travail; la province, parce que le régime public en dessous diffère; et la composition des garanties, c’est-à-dire quelle part de l’ensemble est de la dépense prévisible plutôt que de l’assurance contre l’improbable.

Ce qui est inhabituel ici, c’est la violence avec laquelle le premier facteur peut bouger. Dans un groupe de six, une embauche ou une retraite change la moyenne d’âge de tout le groupe d’une manière qui serait invisible à soixante. Les propriétaires planifient en fonction du nombre de personnes et sont surpris que la composition de ce nombre compte davantage que sa taille.

Le levier sous votre contrôle est le partage des coûts: quelle proportion de la prime l’entreprise paie, et sur quelles garanties. Ce n’est pas seulement une décision budgétaire, parce que sur la garantie invalidité, le payeur de la prime peut décider si la prestation éventuelle sera imposable pour l’employé. Un régime peut être délibérément structuré pour que l’employé paie cette portion. Les dollars réels sont propres à un groupe et à un moment, et c’est pourquoi il n’y en a aucun ici; la structure est dans Ce que coûte l’assurance collective à une petite entreprise.

Les solutions de rechange honnêtes quand le régime ne convient pas

La première est un compte de gestion santé seul. L’entreprise engage un montant défini par employé, l’employé y puise pour des dépenses admissibles, et le coût est connu d’avance plutôt que retarifé par une mutualisation sur laquelle l’employeur n’a aucune influence. C’est utile pour la dépense prévisible et ce n’est pas de l’assurance: cela ne répondra pas à une réclamation catastrophique de médicaments.

La deuxième est la couverture individuelle, montée personne par personne et détenue par la personne. Pour l’invalidité et les maladies graves, c’est souvent la meilleure structure à très petite taille, parce que les montants qu’un petit régime offre sans preuve sont modestes et que la couverture disparaît au moment exact où la personne part. Les maladies graves pour un propriétaire d’entreprise reprend ce cas pour le propriétaire.

La troisième s’applique lorsque le propriétaire est travailleur autonome et que la voie collective est fermée. L’article 20.01 de la Loi de l’impôt sur le revenu permet à un particulier qui exploite une entreprise de déduire les primes versées à un régime privé d’assurance maladie, sous conditions: l’entreprise doit être exploitée de façon régulière et continue, un critère de revenu doit être respecté, un critère s’applique aux employés sans lien de dépendance lorsque le particulier a des employés, et des limites sont fixées quant au coût déductible par personne. Ces critères et ces limites sont modifiables, alors confirmez-les auprès de l’Agence du revenu du Canada et d’un fiscaliste qualifié plutôt qu’à partir d’un article, celui-ci compris.

La quatrième est une combinaison, et c’est celle qui survit au contact d’une entreprise réelle: un régime assuré modeste pour ce qui serait ruineux, soit les médicaments, les frais de santé catastrophiques et une garantie vie, avec un compte de gestion santé derrière pour le prévisible. C’est de l’assurance utilisée pour le risque et de l’argent utilisé pour la dépense.

Comment trancher, dans l’ordre qui fonctionne

Commencez par le pourquoi. Un propriétaire qui veut retenir une personne précise a besoin d’un autre régime que celui qui veut que les frais dentaires de sa propre famille soient réglés efficacement, et ce second objectif est souvent mieux servi par autre chose qu’un contrat collectif. Nommer l’objectif en premier évite la majeure partie de la déception qui suit un régime acheté pour la mauvaise raison.

Demandez ensuite à vos gens ce qu’ils ont déjà. Au Québec ce n’est pas une diligence facultative: c’est la différence entre améliorer la position d’un ménage et la déplacer latéralement à un coût. Lorsque deux régimes finissent par couvrir la même personne, ils interagissent selon les règles décrites dans La coordination des prestations.

Tarifez ensuite la vraie chose plutôt que la brochure: le seuil de participation, les montants accordés sans preuve médicale, l’offre ou non d’une invalidité de longue durée à votre taille, ce qui arrive si l’effectif tombe, et ce qui se passe au premier renouvellement. Et acceptez que la réponse puisse être non. Une entreprise avec une main-d’œuvre jeune, déjà bien couverte, et des marges minces, peut être mieux servie par un compte de gestion santé et un contrat individuel correctement détenu par le propriétaire. Le dire fait partie du travail, et tout le silo se tient dans le guide Assurance collective.

Questions fréquentes

Poursuivre la lecture

Commencez par L’assurance collective pour une petite entreprise pour le cas général, puis Ce que coûte l’assurance collective à une petite entreprise pour la structure du prix et Le compte de gestion santé pour une petite entreprise pour la solution qui convient le plus souvent à cette taille. Couverture collective et couverture individuelle met les deux face à face, et le guide Assurance collective tient le silo ensemble.